Volg deze gids bij het opstellen van een RFP voor een nieuwe website.

Via een snelle zoekopdracht op Google ga je allicht een aantal zogeheten sjablonen vinden om snel een prijsvraag op te stellen voor de bouw van een nieuwe website. Allemaal goed en wel, maar uiteindelijk kan je best zelf een offertevraag opstellen die specifiek is voor jouw bedrijf en jullie doelstellingen. De enige manier om dit correct te doen is door er de nodige tijd voor te nemen en het werk zelf te verrichten.

Je wil tenslotte een duidelijk en nauwkeurig voorstel ontvangen van een aantal webdesignbureaus. Om ervoor te zorgen dat je de volledige aandacht krijgt van de beste aanbieders, moet je RFP duidelijk je behoeften en doelstellingen uiteenzetten.

Als je de onderstaande stappen ons advies voor het structureren van je document volgt, vergroot je je kansen om de juiste partner te vinden die je het best zal helpen bij het ontwerp en de bouw van je nieuwe website.

1. Wat is een RFP en waarom is het belangrijk?

Een RFP is jouw manier om aan webdesignbureaus duidelijk te maken wat je nodig hebt. Het zorgt ervoor dat alle potentiële aanbieders exact weten wat de bedoeling is, waardoor je uiteindelijk betere, op maat gemaakte voorstellen ontvangt.

Maar waarom is het zo belangrijk?
Wel, zonder een RFP zou je net zo goed tegen een architect kunnen zeggen: “Bouw me iets moois,” zonder verdere specificaties.
De kans is groot dat je dan iets krijgt wat je niet wilt. Met een RFP leg je niet alleen je wensen vast, maar zet je ook de toon voor het project. Het helpt je te verzekeren dat het eindresultaat iets is waar zowel jij als je klanten blij van worden.

2. Voorbereiding van je offertevraag

a) Doelstellingen en achtergrond van het bedrijf

Voordat je zelfs maar denkt aan het rondsturen van je RFP, is er wat huiswerk aan de orde. Je moet duidelijk weten wat je bedrijf wil bereiken met de nieuwe website.

Elke website heeft namelijk doelstellingen nodig. Wat hoop je op lange termijn met je website te bereiken? Wil je de verkoop verhogen? Of is het doel om klantenservice te verbeteren door gebruikers zelfstandig problemen te laten oplossen via een kennisbank? Misschien wil je het aantal aanmeldingen voor je nieuwsbrief verhogen of de betrokkenheid bij je blogposts verbeteren.

Specificeer deze doelen zo duidelijk mogelijk. Bijvoorbeeld, in plaats van “verhoog de verkoop,” kun je beter stellen: “verhoog de online verkoop met 20% binnen het eerste jaar na lancering.” Hoe specifieker je doelen, hoe beter je in staat zal zijn om het succes van je nieuwe website te meten.

Door deze doelen nu te bepalen, kun je ze gebruiken als benchmarks om de effectiviteit van je nieuwe website te meten.
Bovendien helpen ze het ontwerpbureau om een site te bouwen die echt aan jouw behoeften voldoet.

Je huidige website

Je zoekt een nieuwe website om een reden. Misschien voldoet je huidige website niet meer aan de verwachtingen van je klanten, of misschien is het gewoon tijd voor een frisse wind. Neem de tijd om je huidige website te evalueren. Wat werkt goed? Wat kan beter? Is de inhoud op je website nog actueel? Is je website snel en gemakkelijk te navigeren? 

Deze analyse is niet alleen een kans om te verbeteren, maar ook om te leren van wat al goed gaat. Het geeft je waardevolle inzichten die je kunt gebruiken om je RFP te verfijnen en ervoor te zorgen dat je nieuwe website een upgrade is en geen herhaling van hetzelfde.

Met een duidelijk overzicht van waar je nu staat en waar je heen wilt, kan je nu een RFP opstellen die je zal helpen het perfecte webdesignbureau te vinden. Met je missie, visie en doelstellingen als leidraad, is de kans groot dat je een website krijgt die niet alleen mooi is, maar ook een krachtige motor voor je bedrijf.

b) Doelgroep en gebruikersprofielen

Nu je de richting van je bedrijf hebt bepaald, is het tijd om in te zoomen op wie je werkelijk dient: je doelgroep. Het omschrijven van je eindgebruikers is belangrijk omdat deze mensen uiteindelijk de reden zijn dat je investeert in een nieuwe website.

Wie zijn jouw eindgebruikers?

Begin met het in kaart brengen van je doelgroep. Zijn het jonge professionals, drukke ouders, tech-savvy tieners, of misschien wel lokale ondernemers? Elke groep heeft unieke kenmerken en behoeften. Door deze gebruikers nauwkeurig te omschrijven, kun je een website maken die weerklank vindt en echte waarde biedt. Denk hierbij aan demografische gegevens, interesses, koopgedrag, en zelfs de apparaten die ze gebruiken om op het internet te surfen.

Sluit aan bij de behoeften

Nu je een helder beeld hebt van wie je gebruikers zijn en wat ze nodig hebben, kun je deze inzichten gebruiken om te zorgen dat je website hier perfect op aansluit. Dit betekent niet alleen een design dat aantrekkelijk is, maar ook functionaliteiten die het leven van je gebruikers makkelijker maken, content die hen aanspreekt en interacties die soepel verlopen.

Je biedt een webbouwer op die manier de tools om niet alleen een website te bouwen, maar een ervaring die jouw gebruikers zullen waarderen en omarmen.

3. Vereisten van de website

a) Essentiele zaken vs. nice to have

Als je bezig bent met nadenken over je nieuwe website, is het belangrijk om een scherp oog te houden op wat absoluut noodzakelijk is — de ‘must-haves’ — en wat leuk is om te hebben, maar niet nodig — de ‘nice-to-haves’. Dit zorgt ervoor dat je website effectief functioneert zonder overbodige extra’s die het project kunnen vertragen of vertroebelen.

De essentiële zaken bepalen

Begin met het vaststellen van de niet-onderhandelbare elementen. Deze zijn de fundamenten van je site; zonder deze kan de website simpelweg niet functioneren zoals gepland. Denk hierbij aan elementen zoals:

• Responsiviteit: De site moet op alle apparaten goed werken.
• Beveiliging: Basisveiligheidsmaatregelen moeten op hun plaats zijn om gebruikersdata te beschermen.
• Kernfunctionaliteiten: Voor een webshop is dat bijvoorbeeld een betrouwbaar betalingsproces.

Deze essentiële functies moeten vanaf de start duidelijk worden gedefinieerd en voorrang krijgen in de ontwikkelingsfasen van je project.

De ‘nice-to-haves’

Dit zijn de extraatjes die je website kunnen verfraaien en de gebruikerservaring kunnen verrijken, maar die niet belangrijk zijn voor de basiswerking van de site. Voorbeelden hiervan kunnen zijn:

• Geavanceerde animaties: Deze kunnen visueel aantrekkelijk zijn maar zijn niet nodig voor de primaire functies van de site.
• Interactieve elementen: Zoals gebruikersforums of geïntegreerde feedbackmogelijkheden die gemeenschapsgevoel bevorderen.

Deze features kunnen aantrekkelijk zijn en mogelijk de betrokkenheid verhogen, maar ze kunnen ook worden uitgesteld tot na de initiële lancering.

b) Functionele en technische specificaties

Nu de doelstellingen en de doelgroep van je nieuwe website helder zijn, is het tijd om de concrete bouwstenen te bepalen: de functionele en technische specificaties. Dit zijn de eisen waaraan je nieuwe website moet voldoen, niet alleen om te zorgen dat deze er goed uitziet, maar vooral dat deze effectief functioneert en integreert met bestaande systemen.

Functionele eisen

Denk hierbij aan de acties die gebruikers moeten kunnen uitvoeren op de site. Heb je een e-commerce platform nodig, compleet met winkelwagentje, online betalingsopties en klantaccounts? Of misschien een blog met de mogelijkheid voor gebruikers om te reageren en zich te abonneren? Hier zijn enkele veelvoorkomende functionele eisen die je kunt overwegen:

• Content Management Systeem (CMS): Een gebruiksvriendelijk CMS laat je team toe om content te creëren, bewerken en organiseren zonder technische hulp.
• Integraties: Denk aan de koppeling met CRM- of ERP-systemen, e-mailmarketingsoftware, en sociale media platforms om een naadloze gebruikerservaring te garanderen en backend processen te stroomlijnen.
• Registratie en gebruikersbeheer: Mogelijkheden voor gebruikers om accounts aan te maken en te beheren, wat nodig kan zijn voor personalisatie en klantenbinding.

Technische vereisten

Naast functionele moet je website ook voldoen aan technische vereisten. Deze zijn belangrijk om ervoor te zorgen dat je site toegankelijk, snel en veilig is:

• Responsiviteit: Je website moet goed functioneren op allerlei apparaten, van desktops tot smartphones. Dit is niet alleen belangrijk voor de gebruikerservaring, maar ook voor SEO.
• Toegankelijkheidsstandaarden: Zorg ervoor dat je site voldoet aan de WCAG (Web Content Accessibility Guidelines). Dit maakt je site toegankelijker voor mensen met verschillende beperkingen en voldoet aan wettelijke normen.
• SEO-optimalisaties: Technische SEO-elementen zoals snelle laadtijden, geoptimaliseerde meta-tags, en een SSL-certificaat zijn heel belangrijk om hoger in zoekmachines te ranken en de zichtbaarheid van je site te verbeteren.

E-commerce?

Wil je een webshop laten bouwen?
Vermeld dan alles over je producten, de productcategoriëen, je favoriete betaalprocessor, en de snufjes die online winkelen op jouw site onweerstaanbaar maken, zoals speciale promoties en verzendopties. En vergeet het verwachtte aantal producten niet! Of je nu plannen hebt voor de korte of de lange termijn, gooi ze op tafel. Deze informatie is goud waard bij het vormgeven van een e-commerce platform dat niet alleen nu handig is, maar ook in de toekomst makkelijk en kostenbesparend uit te breiden valt.

Beveiliging en Compliancy

Veiligheid kan niet worden genegeerd, zeker niet in een tijd waar datalekken regelmatig in het nieuws zijn. Zorg voor sterke beveiligingsmaatregelen, zoals HTTPS en regelmatige updates en patches. Ook moet je website voldoen aan relevante privacywetten zoals de GDPR, wat implicaties heeft voor hoe je omgaat met gebruikersgegevens.

c) Ontwerp en Gebruikservaring

Nadien verschuift de focus naar een ander belangrijk aspect van je nieuwe website: het ontwerp en de gebruikservaring. Deze elementen zijn niet alleen van invloed op hoe je website eruitziet, maar vooral op hoe gebruikers ermee interactie hebben.

Richtlijnen voor huisstijl en gebruiksvriendelijkheid

Het meegeven van duidelijke richtlijnen voor huisstijl en gebruiksvriendelijkheid is een belangrijke stap. Deze richtlijnen zorgen ervoor dat iedereen die aan de website werkt, van ontwerpers tot ontwikkelaars, een duidelijke set aan regels heeft om zich aan te houden. Dit garandeert consistentie over de hele lijn, wat belangrijk is voor het opbouwen van merkvertrouwen en herkenning.

Deze richtlijnen moeten details bevatten over lettertypegebruik, kleurenpalet, afbeeldingsstijlen, en de tone-of-voice voor webcopy. Ook technische aspecten zoals de toegankelijkheidsstandaarden en SEO-best practices moeten worden opgenomen, om te zorgen dat de site niet alleen mooi, maar ook functioneel en vindbaar is.

Door een sterke nadruk te leggen op zowel ontwerp als gebruikservaring, zorg je ervoor dat je website niet alleen je zakelijke doelstellingen ondersteunt, maar ook een plek wordt waar gebruikers graag terugkomen.

d) Data Migratie en Systeemkoppelingen

Het laatste cruciale element in het RFP-proces gaat over de overdracht van bestaande gegevens naar de nieuwe website en de integratie met achterliggende systemen, zoals ERP of CRM software.

Migratie van bestaande gegevens

Duidelijke instructies voor data migratie zijn heel belangrijk om te zorgen dat alle bestaande nuttige content, gebruikersgegevens, en andere relevante informatie naadloos overgaan van de oude naar de nieuwe website. Dit moet op een veilige manier gebeuren, met minimale downtime en zonder verlies van gegevens. Bespreek welke data gemigreerd moet worden en bepaal de beste methoden hiervoor met je toekomstige webpartner.

Integratie met backoffice of ERP-systemen

Voor bedrijven die afhankelijk zijn van ERP- of CRM-systemen is de integratie van deze systemen met de nieuwe website van kritiek belang. Een goede integratie zorgt voor efficiëntie en consistentie in de bedrijfsvoering. Het maakt bijvoorbeeld realtime klantendata-updates mogelijk, verbetert de klantenservice en optimaliseert de voorraadbeheersing.

De voorstellen moeten in het bijzonder uitleggen hoe deze integraties zullen worden bereikt. Vraag naar ervaringen met vergelijkbare integraties en verzoek om case studies of referenties die de competentie van de aanbieder in dit gebied aantonen.

e) Hosting en verkeersanalyse

Verkeer en Google Analytics

Verder is het belangrijk om een schatting te geven van het verwachte aantal bezoekers en de hoeveelheid dataverkeer (traffic) die je website zal genereren. Deze gegevens zijn belangrijk voor het kiezen van het juiste hostingplan en zullen ook van invloed zijn op de technische configuratie en optimalisatie van de site.

Bied informatie over de toegang tot bestaande analytische gegevens, zoals een Google Analytics-account, om een duidelijk beeld te geven van huidige verkeerspatronen en gebruikersgedrag. Dit helpt het design- en ontwikkelingsteam om beter te begrijpen hoe bezoekers interactie hebben met de huidige site, wat waardevolle inzichten biedt voor het verbeteren van de structuur en navigatie van de nieuwe site.

Belang van hosting

Een goede hostingprovider zorgt niet alleen voor snelle laadtijden, maar ook voor de veiligheid en de online beschikbaarheid van je website. Bespreek de verschillende types hosting (zoals shared, VPS, dedicated en cloud hosting) en geef aan welk type het beste past bij de verwachte belasting van je website.

4. Het RFP proces

a) Budget, Tijdslijn en Projectaanpak

Budget

Het budget is meer dan alleen een getal; het is een weerspiegeling van de prioriteiten en de haalbaarheid van je project. Een goed gedefinieerd budget geeft webdesignbureaus duidelijke grenzen waarbinnen ze moeten werken. Dit helpt hen om oplossingen voor te stellen die financieel verantwoord zijn zonder in te leveren op de essentiële functionaliteiten die je nodig hebt.

Transparantie over het budget bevordert ook een open dialoog met potentiële leveranciers over wat mogelijk is met de beschikbare middelen. Dit kan voorkomen dat je later in het project onverwachte kosten tegenkomt. Zorg ervoor dat je een realistisch budget opstelt dat alle aspecten van het project dekt, inclusief design, ontwikkeling, testen en implementatie.

Tijdslijn

De tijdslijn van het project moet realistisch zijn en rekening houden met alle fasen van het project, van de initiële brainstormsessies en het ontwerp tot de ontwikkeling, testen en lancering. Een duidelijke tijdslijn zorgt ervoor dat alle partijen op één lijn zitten en helpt om het project op schema te houden.

Bij het opstellen van de tijdslijn is het belangrijk om belangrijke mijlpalen te identificeren en te bepalen wanneer revisies en goedkeuringen nodig zijn. Dit helpt bij het managen van verwachtingen en zorgt voor voldoende tijd voor kwaliteitsborging en aanpassingen.

Projectaanpak

De traditionele watervalmethode werkt goed voor projecten waarvan de vereisten duidelijk en stabiel zijn. Deze methode benadert projectmanagement op een lineaire manier, waarbij elke fase afgerond moet zijn voordat de volgende begint. Dit kan zorgen voor duidelijkheid en voorspelbaarheid in het proces.

b) Voorstel en selectiecriteria

Deze stap in het RFP-proces zorgt ervoor dat alle inzendingen worden beoordeeld op een eerlijke, consistente en transparante manier.

Hoe voorstellen moeten worden ingediend

Om te beginnen, moet je duidelijk aangeven hoe en in welk formaat je de voorstellen wilt krijgen. Dit kan variëren van gedetailleerde documenten tot digitale presentaties. Dit helpt de indieners om hun voorstellen af te stemmen op jouw specifieke behoeften en verzekert jou van ontvangen informatie die direct vergelijkbaar is.

Beoordelingscriteria

Deze criteria moeten alomvattend zijn en aspecten zoals creativiteit, technische bekwaamheid, prijs, en ervaring omvatten. Je kunt ook criteria opnemen die specifiek zijn voor het project, zoals de aanpak van user experience design, de mate van ondersteuning en onderhoud na oplevering, of de expertise in een bepaalde industrie of technologie.

Enkele veelgebruikte criteria zijn:

• Innovatie en creativiteit: Hoe origineel en creatief zijn de voorgestelde oplossingen?
• Technische competentie: Heeft het bureau bewezen dat het technisch complexe sites kan ontwikkelen?
• Prijs-kwaliteitverhouding: Biedt het voorstel een goede balans tussen kosten en de aangeboden waarde?
• Referenties en portfolio: Wat zeggen eerdere klanten en hoe relevant zijn de getoonde voorbeelden?
• Overeenstemming met de RFP-eisen: In hoeverre voldoet het voorstel aan de gestelde eisen in de RFP?

Door deze criteria vooraf vast te stellen en te communiceren, verzeker je dat alle partijen op dezelfde lijn zitten wat betreft de verwachtingen. Het helpt ook om het evaluatieproces sneller en efficiënter te maken, omdat je een checklist hebt waarmee je elk voorstel kunt beoordelen.

c) Contractuele aspecten

Het contract moet duidelijk de scope van het project, de deadlines, de betalingsvoorwaarden, en de criteria voor de goedkeuring van het werk omvatten. Het moet ook voorzieningen bevatten voor onderhoud en ondersteuning na oplevering. Zorg ervoor dat er duidelijke procedures zijn voor het omgaan met extra werk of wijzigingen aan het project, die buiten de oorspronkelijk overeengekomen scope vallen.

5. Om af te ronden

Het is nu tijd om je RFP te versturen naar de juiste bureaus. Maar wie zijn die juiste agencies dan?

De juiste bureaus vinden

Je kunt natuurlijk beginnen met een snelle Google-zoekopdracht. Typ wat je zoekt en let op de bureaus die bovenaan verschijnen — als hun SEO op orde is, zijn ze misschien wel een schot in de roos. Een andere slimme truc is het checken van de voetteksten op websites die je bewondert; vaak staat daar een kleine ‘credit’ link die je rechtstreeks naar de makers leidt.

Selectief zijn

Stuur je RFP niet naar Jan en alleman. Beperk je tot een handvol bureaus, maximum drie of vier, bij wie je gewoonweg meteen een goed gevoel hebt.

Het kan ook geen kwaad om vooraf even de tijd te nemen voor een kort gesprek met de bureaus die je op het oog hebt. Vertel waarom je hen overweegt en wat je van de samenwerking verwacht.

Laatste overwegingen

Een RFP schrijven hoeft echt niet moeilijk te zijn. Onthoud dat duidelijkheid en eerlijkheid je beste vrienden zijn.
Maak er een leuk proces van en laat je persoonlijkheid doorschijnen; bureaus reageren beter op RFP’s die menselijk en benaderbaar voelen.

Beschouw RFP’s niet louter als een prijsvraag; ze zijn er niet om de goedkoopste optie te vinden.
Het opstellen van een offerte kost de bureaus tenslotte veel tijd en moeite, omdat ze een projectplan moeten ontwikkelen dat precies aan jouw behoeften voldoet.

Zo… Hopelijk heb je nu een goed beeld van hoe je een RFP opstelt die webdesignbureaus enthousiast maakt om te reageren.

En vergeet niet om ook ons in je RFP-proces te betrekken!
Contacteer ons om meer te leren over hoe wij met onze 15 jaar ervaring jouw website naar een hoger niveau kunnen tillen.